Comment bien rédiger un compte rendu de réunion en anglais ?

Rédiger un compte rendu de réunion (CR), et encore plus en anglais n’est pas un exercice facile pour tout le monde, c’est pour cette raison qu’il est important de connaître tout d’abord l’objectif de celui-ci mais aussi tous les éléments de préparation ainsi que les bonnes pratiques nécessaires pour rendre un compte rendu de réunion clair et synthétique pour tous les participants. 

Un compte rendu de réunion (meeting minutes- MoM- en anglais) se présente comme un document synthétisant les échanges entre différents interlocuteurs ainsi que les grandes décisions prises lors d’une réunion d’entreprise.

L’objectif d’un compte rendu de réunion ?

La rédaction d’un compte rendu (ou report en anglais) de réunion doit répondre à trois objectifs :

• Conserver une trace écrite de ce qui a été dit, en toute transparence, et fournir à chacun des participants une synthèse claire et structurée des échanges entre les interlocuteurs et les décisions engagées.
• Cette trace écrite permet d’éviter toutes ambiguïtés ou litiges à la différence d’échanges de vive voix. Le compte rendu de réunion peut aussi répondre à un cadre légal et être exigé par certaines instances (inspection du travail, finances).
• Pour les conseils d’administration, les comités d’entreprise et les assemblées générales, le compte rendu de réunion est systématique. Celui-ci est aussi très utile dans le cadre de gestion de projets, de conduite du changement afin de formaliser des plans d’actions de chaque participant.

Avant de rédiger un compte rendu de meeting, il est essentiel d’avoir en tête quelques éléments de préparation qui vous aideront dans cet exercice.

Bien préparer son compte rendu

La personne chargée de la rédaction du compte rendu doit anticiper la réunion ou l’événement, bien préparer la réunion afin de rendre sa prise de notes efficace et compréhensible par tous les interlocuteurs. 

Pour cette préparation, le rédacteur s’informe sur :

• l’objet de la réunion, 
• sa durée, 
• le nombre de participants,
• les noms et fonctions des participants,
• le déroulé prévu pour cet événement

Lister les différents éléments qui devront figurer dans le compte rendu représente une tâche essentielle afin de définir la trame et ne rien oublier.

Dans le cadre d’un compte rendu de réunion en anglais, la personne en charge de la rédaction des “minutes meeting” doit disposer d’une excellente compréhension orale et être en mesure de faire répéter le participant. 

Pour faciliter cet exercice, il est possible d’enregistrer l’échange, ce qui permettra dans certains cas, une traduction de compte rendu français anglais plus efficiente.

Les bonnes pratiques pour un compte rendu réussi en anglais.

Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à rendre votre compte rendu de réunion en anglais clair, fluide, synthétique, structuré et compréhensible par tous les interlocuteurs à partir de vos prises de notes.

• La structure de votre compte rendu est un élément central pour favoriser la clarté des différentes parties du meeting. N’hésitez pas à utiliser des listes numérotées ou des bullet points.
• L’utilisation d’un langage soutenu est généralement préféré dans la rédaction du compte rendu en anglais. La maîtrise de l’anglais est donc indispensable pour cela.
• Allez à l’essentiel dans les idées énoncées et éliminez les redondances.
• La rédaction doit être soignée dans le style, la grammaire, l’orthographe.
• Après la réunion, rédigez ce compte rendu sans attendre. Vous garderez en tête les différents échanges avec davantage de précision. 
• Ce compte rendu peut être enregistré au format Pdf afin que celui-ci soit figé et qu’aucune modification ne puisse être apportée.

 Les différents types de minutes/compte rendu :

Le compte rendu exhaustif :

Dit aussi « compte rendu verbatim », il a pour objectif de reporter l’ensemble des propos de manière exhaustive. Dans un premier temps, les échanges sont pris en note et reformulés par la suite dans un langage plus soutenu. 

Ce type de compte rendu est souvent utilisé pour répondre à des exigences légales (assemblées générales, commissions, commitee…). Pour faciliter la retranscription, les minutes meeting sont souvent enregistrées.

Le compte rendu des actions :

Ce format permet d’avoir une synthèse claire et fidèle des points importants en prenant en note uniquement les grandes décisions de la réunion : les actions à mener, les échéances et la répartition des rôles.

Le compte rendu synthétique des discussions :

Ce format consiste à synthétiser les grandes lignes de la réunion, il l’est l’un des plus utilisés. Son rôle est de permettre une synthèse claire, fidèle et structurée des points clés d’une réunion.

Avant la rédaction d’un compte rendu de réunion, il peut être judicieux au rédacteur de connaître les meilleures techniques de prises de notes.

Pour vous aider à choisir le modèle de compte rendu adéquat à votre événement, voici une sélection des meilleures templates de “minutes of meeting” (MoM).

La rédaction d’un compte rendu en anglais s’avère être un exercice à la fois technique et précis. En plus d’une parfaite compréhension orale, la personne chargée des minutes of meeting (MoM) doit faire preuve de compétences avancées en rédaction en anglais. En fonction de la nature de l’événement et des objectifs du compte rendu, un format type de MoM pourra être choisi afin de le rendre plus pertinent et compréhensible par tous les acteurs.