Comment organiser une conférence téléphonique à distance ?
Avec une forte tendance à l’hybridation, les modes de travail en entreprise en France ont considérablement évolué. Devenue indispensable au maintien des activités professionnelles lors de la pandémie de covid-19, la visioconférence s’est largement imposée.
Tandis que le présentiel était jusqu’alors vécu comme une nécessité, la conférence à distance est devenue une option essentielle aux échanges internes comme externes.
Découvrez quels sont les principaux outils de visioconférence présents sur le marché et comment réussir la mise en œuvre technique et organisationnelle d’une conférence téléphonique à distance. Dans un tel contexte, quelle est la place de l’interprétation à distance et quels sont les atouts de cette prestation ?
Les avantages d’une conférence à distance
Formidable outil de communication en plein essor ces dernières années, la visioconférence présente de nombreux avantages, mais également des inconvénients, pour les structures, comme pour les salariés.
Économies
La pratique du travail à distance permet de réaliser de véritables économies sur les déplacements. Avec des prix de carburant qui s’envolent, l’économie peut s’avérer significative pour les salariés, comme pour les entreprises.
Bien-être des salariés
Avec l’hybridation du travail — quelques jours en présentiel et quelques jours en télétravail — les salariés semblent avoir trouvé l’équilibre idéal.
Par ailleurs, avec l’avènement du télétravail, les salariés sont moins en proie aux pics de trafic en heures de pointe, véritable source de stress, néfaste pour le bien-être individuel.
Productivité
En évitant certains déplacements pour des réunions de travail, les travailleurs augmentent leur productivité journalière.
Communication
Enfin, faisant disparaître toutes les barrières géographiques, cet outil améliore considérablement la collaboration et la communication entre les membres d’une équipe, en facilitant l’organisation.
Écologie
La visioconférence offre, en effet, l’opportunité de ne plus avoir à se déplacer aussi souvent sur le terrain et donc d’être plus écoresponsable.
Chacun réduit ainsi ses émissions de carbone et fait un geste pour la planète !
Bien sûr, la conférence téléphonique à distance revêt également des inconvénients, comme le risque de désengagement du salarié, seul face à son ordinateur, plutôt qu’en compagnie de son équipe autour d’une table.
La visioconférence fonctionnant à l’aide de logiciels, des problèmes techniques peuvent intervenir, sans compter le coût des installations. Enfin, nous pouvons aborder la confidentialité des échanges, obligeant les entreprises à recourir à des solutions performantes et fiables.
L’organisation d’une conférence à distance
Le choix de la plateforme
- La webconférence : Il s’agit très clairement de la formule de référence, permettant d’organiser une réunion sur une plateforme en ligne, où chaque participant pourra se connecter à l’aide d’un lien fourni par messagerie électronique.
Les outils les plus utilisés en entreprise restent Zoom, Microsoft Teams ou encore Webex — permettant d’aller jusqu’à 100 participants —, développé par l’entreprise informatique Cisco Systems. Prenez garde à bien choisir les versions logicielles adaptées à votre système d’exploitation. - L’appel de groupe : également plébiscitée au sein des sociétés, cette formule peut être privilégiée pour des réunions ne nécessitant que peu de participants. Les plateformes gratuites les plus utilisées sont Skype, Slack ou encore même WhatsApp.
Une solution adaptée aux mobiles
Selon vos habitudes, il paraît essentiel de choisir une application pouvant prendre en charge les visioconférences via mobile Android ou iOS. Nous vous conseillons donc de vous intéresser à Google Meet — autrefois appelé Hangouts — proposant de passer des appels en visio en quelques clics. Vous pourrez ainsi partager des vidéos, des documents ou encore des albums photos. L’application est téléchargeable sur Google Play ou App Store. De nombreux outils proposent une adaptation mobile comme Skype ou encore Teams.
Même si cela peut paraître d’une logique implacable pour certains, le recours aux conférences en ligne requiert forcément d’avoir le bon matériel : une webcam qui fonctionne, un casque, éventuellement un speakerphone pour capter l’audio/vidéo et bien sûr, le bon logiciel de visioconférence.
Définir l’objectif de la réunion
- Établir un ordre du jour,
- partager des documents,
- inviter les personnes choisies pour accéder à la conférence. Elles recevront un lien par e-mail leur permettant de se connecter à la conférence en ligne le jour J,
- paramétrer d’autres éléments : la date et l’heure de début et de fin de l’événement, ou encore nommer un co-organisateur.
Faire un bilan après la réunion
De façon générale, une réunion en présentiel se termine par un debrief global, ce qui n’est pas forcément possible en visio. Ce point étant fondamental pour récapituler les points essentiels énoncés, un compte rendu peut être réalisé et envoyé par email ou dans un document partagé à l’aide des nombreux outils collaboratifs, tels que Google Drive.
Pour ne rien perdre des échanges menés lors de cette conférence téléphonique à distance, la plupart des outils permettent d’enregistrer la séance. Pensez à demander préalablement l’autorisation des participants.
Retrouvez également nos conseils et méthodes pour rédiger un compte rendu de conférence dans cet article.
La traduction et l’interprétation à distance
Durant la pandémie, les entreprises se sont adaptées du mieux possible pour continuer à communiquer à distance, mais un problème peut persister. Comment gérer une réunion avec des collaborateurs étrangers ?
La traduction de conférence
Vous avez enregistré votre conférence téléphonique (ou visio). Elle est prête pour une transcription écrite — laquelle peut parfois être effectuée en direct par certains outils. Une fois la réunion à distance effectuée, vérifiez et corrigez la transcription écrite.
Il vous suffit à présent de communiquer ce texte — voire de l’accompagner de l’enregistrement audio pour une meilleure contextualisation — à une agence de traduction. Vous pourrez ainsi bénéficier d’une traduction impeccable de cette conférence pour la communiquer à vos interlocuteurs étrangers.
L’interprétation à distance
Les interprètes à distance sont partie prenante de la conférence et réalisent, en direct, l’interprétation des propos tenus dans une langue vers une autre, ce afin de permettre la communication entre des interlocuteurs de langues différentes.
En faisant appel à des interprètes à distance, vous bénéficiez :
- de coûts réduits — par rapport à une prestation en présentiel qui requiert par ailleurs la mise en place de matériel d’interprétation,
- d’une réactivité accrue pour une prestation de dernière minute.
Les outils incontournables
Pour mieux faciliter les interprétations à distance, les interprètes professionnels utilisent des outils, parmi lesquels :
- l’application Interprefy, disponible également sur mobile, une plateforme cloud d’interprétation,
- Ulang, ayant pour but de mettre en relation différents interprètes, venant de tous les horizons, pour une réduction des coûts logistiques.
En somme, si le recours aux conférences en ligne était autrefois occasionnel, il s’agit désormais d’une nouvelle habitude de collaboration, dans un environnement professionnel qui tend à devenir de plus en plus hybride. Néanmoins, ces nouveaux outils requièrent de nombreuses compétences techniques et organisationnelles, pour organiser ces réunions se tenant désormais à distance.
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