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Tour d’horizon des différents types de compte rendu

20 Nov 2023 | Traduction

Les comptes rendus se déclinent sous divers formats, chacun adapté à des contextes spécifiques. Qu’ils soient exhaustifs, révisés, ou sous forme de procès-verbaux, ces documents essentiels capturent des informations cruciales dans des domaines aussi variés que les entreprises, les écoles, les services médicaux et juridiques, et plus encore. Découvrez l’importance de chaque type de compte rendu et leurs applications.

 

À quoi sert un compte rendu ?

 

Un compte rendu peut être utile dans plusieurs domaines d’activités. Véritable aide-mémoire, il joue un rôle essentiel dans la documentation de discussions et d’événements. À la suite de réunions, d’entretiens, ou autres circonstances spécifiques, il permet de :

  • récapituler des faits,
  • rapporter des décisions,
  • exposer les idées et les échanges verbaux.

Ce document permet de conserver, par écrit, ce qui a été exprimé à l’oral. Ce qui limite la rétention d’informations et favorise, au contraire, leur accessibilité dans le temps. Également, il devient ainsi possible de transmettre des données essentielles à des intéressés n’ayant pas assisté à la manifestation. De façon générale, cela renforce la transparence et la confiance entre les parties prenantes, et recense les actions à entreprendre, le cas échéant. Ainsi, les comptes rendus sont des éléments incontournables des événements, type assemblée générale, conseil d’administration, réunion du CSE ou de chantier. Ils remplissent un double rôle de témoin et de mémoire.




Les divers types de comptes rendus

Il existe plusieurs formes de productions possibles en fonction de l’utilité finale du compte rendu et de l’audience cible.

Le compte rendu intégral

Le discours initial y est reproduit avec précision. Les répétitions, moments d’incertitudes, et autres tics de langage sont conservés. Il s’agit d’une reproduction à l’identique des échanges. Cette prestation est recommandée lorsque l’intégralité et l’exactitude des propos sont nécessaires.

Le compte rendu exhaustif

Cette version se rapproche le plus possible de la forme originale du discours. Il reprend les discussions de manière optimale en éliminant cependant les redites et les digressions, afin d’être plus adapté pour l’écrit.

Le compte rendu révisé

Plus concis qu’une transcription fidèle, ici certaines phrases sont reformulées. Les erreurs de syntaxe, les hésitations et les répétitions sont éliminées. L’objectif de ce format est d’améliorer l’échange afin de le rendre lisible, tout en préservant l’intégrité des propos.

Le compte rendu de réunion

C’est un document qui vise à capturer de manière détaillée les éléments clés discutés en séance. En fonction de la demande, il peut être exhaustif, incluant des données précises telles que les opinions des participants, les commentaires, les questions et réponses abordées. Il permet d’effectuer un suivi dans le temps et de communiquer les informations au sein d’une entreprise ou d’une organisation.

À lire : Guide complet pour rédiger un compte rendu de réunion en anglais


La synthèse de débats

Elle permet de résumer de manière plus concise le contenu d’un événement en ne reprenant que les éléments essentiels. Cette formule offre une lecture rapide des points importants abordés lors de la réunion. Il s’agit souvent d’un document qui rapporte brièvement les principales idées et conversations qui ont eu lieu. Elle met l’accent sur les points forts, les conclusions, les positions majeures et les tendances émergentes, sans toutefois entrer dans le détail des interventions individuelles.

Le procès-verbal

Il se caractérise quant à lui par sa structure plus rigide et son aspect formel. Il est couramment utilisé dans des contextes juridiques et administratifs plus officiels, tels que les audiences de procès, les réunions gouvernementales et les conseils d’administration. Son rôle principal est de documenter de manière légale les procédures, les décisions et les délibérations, pour en assurer la conformité. En ce sens, le procès-verbal se distingue des comptes rendus classiques.



Les bonnes pratiques relatives à la réalisation de comptes rendus de qualité

Quand avoir recours à ce type de document ?

Les comptes rendus sont conçus pour saisir et transmettre des informations de manière claire et concise. Utiles dans de nombreux domaines et contextes, ils servent à mémoriser et communiquer des informations importantes. Voici quelques-uns des domaines pour lesquels ils sont souvent nécessaires :

 

  • Univers professionnel : pour enregistrer les échanges et les décisions prises lors des réunions d’entreprises ou les CSE par exemple. Les ressources humaines peuvent également en avoir besoin lors de divers entretiens (embauches, évaluations, procédures disciplinaires, etc.).
  • Secteur académique : pour consigner des conférences, présentations et autres séminaires, ou documenter des recherches et leurs conclusions. Les comptes rendus sont indispensables en recherche et développement notamment.
  • Domaine médical : pour conserver les informations importantes sur les patients (diagnostics, traitements, consultations, etc.). Les professionnels de santé y ont recours aussi pour conserver des discussions autour de procédures médicales.
  • Milieu juridique : pour enregistrer les témoignages, jugements et décisions de tribunaux par exemple. De même, les avocats peuvent recueillir les conversations avec leurs clients plus facilement.
  • Sphère gouvernementale : pour transcrire les décisions en politique, ainsi que les interventions de la part des services publics par exemple.

Bon à savoir : la loi Rebsamen du 17 août 2015 a contribué à renforcer le cadre juridique du dialogue social en France, ce qui a eu des répercussions sur la documentation des réunions et des décisions prises au sein des entreprises, notamment à travers la rédaction de comptes rendus.

Quels sont les éléments indispensables à faire apparaître ?

De manière générale, tous les types de comptes rendus doivent contenir des informations essentielles et sont structurés en fonction de celles-ci. Ils ont une base commune à partir de ces composants :

  • L’en-tête indique le nom de l’organisation, le lieu, la date, l’heure, le nom des participants et le nom du rédacteur s’il y en a un. Le thème de la réunion peut servir de titre.
  • Introduction : brève présentation du contexte de l’événement, rappel des sujets abordés (ordre du jour éventuel).
  • Développement : restitution des débats sous la forme du compte rendu choisi (intégral, révisé, synthétique…).
  • Conclusion : récapitulatif des points clés, des résultats et décisions, des actions à entreprendre, ou des prochaines étapes. L’heure de fin de réunion, et de préférence la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.
  • Annexes éventuelles : documents pouvant étayer la synthèse.
  • Espace de signatures : si le texte doit être approuvé officiellement.

Dans certains cas, des modèles préétablis peuvent être utilisés pour conserver une structure uniforme entre les différentes archives.

À noter : selon les besoins, la composition peut être :

  • Analytique : reprenant la chronologie des débats.
  • Thématique : construit en fonction des sujets.
  • Synoptique : plutôt sous forme de tableau synthétique et par thèmes.

Quelques incontournables pour une rédaction complète et efficace

Voici quelques astuces afin rédiger un compte rendu de qualité et être lu.

 

  • Prévoir un enregistreur pour faciliter la transcription.
  • Préparer la prise de notes en amont si nécessaire.
  • Attribuer les interventions aux bons protagonistes.
  • Mettre en évidence les points importants grâce à la mise en page.
  • Restituer de façon factuelle et objective.

Pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour la rédaction d’un compte rendu de réunion réussi.

Les comptes rendus présentent donc une importance indéniable dans de multiples domaines. Bien les rédiger exige minutie et expertise, au regard de la complexité et du caractère chronophage de la tâche. Faire appel à des professionnels compétents pour cette mission garantit des résultats précis et conformes aux normes.